Zanim podpiszesz umowę B2B – 8 postanowień, które mogą później kosztować Twoją firmę

Kilka stron umowy, szybkie „wszystko się zgadza” i podpis. Problem zaczyna się kilka miesięcy później, gdy okazuje się, że dodatkowe prace nie są płatne, za każdy dzień opóźnienia naliczana jest kara, a wypowiedzenie współpracy wymaga trzymiesięcznego okresu oczekiwania. W relacjach B2B treść umowy ma szczególne znaczenie – dlatego przed podpisaniem warto sprawdzić nie tylko cenę i przedmiot współpracy.

Określenie „umowa B2B” nie oznacza jednego, konkretnego rodzaju umowy przewidzianego w Kodeksie cywilnym. W praktyce używa się go w odniesieniu do różnego rodzaju kontraktów zawieranych pomiędzy przedsiębiorcami – od świadczenia usług, przez dostawy i sprzedaż, po stałą współpracę handlową.

Strony mają przy tym dużą swobodę w kształtowaniu swoich praw i obowiązków. Zgodnie z art. 353¹ Kodeksu cywilnego mogą ułożyć stosunek prawny według własnego uznania, o ile jego treść lub cel nie sprzeciwiają się ustawie, naturze stosunku ani zasadom współżycia społecznego.

Ta swoboda jest zaletą, ale oznacza również, że podpisany zapis może później mieć bardzo konkretne konsekwencje finansowe.

Nie każda niekorzystna umowa będzie bowiem nieważna tylko dlatego, że jedna ze stron po czasie uzna ją za nieopłacalną.

1. Co właściwie masz wykonać?

Pierwszym miejscem, które warto sprawdzić, jest opis przedmiotu umowy.

Sformułowania takie jak „wszelkie czynności niezbędne do prawidłowej realizacji projektu”, „inne prace wymagane przez zamawiającego” albo „kompleksowa obsługa” mogą wyglądać niewinnie. Problem pojawia się wtedy, gdy druga strona zaczyna traktować je jako podstawę do żądania kolejnych prac bez dodatkowego wynagrodzenia.

Umowa powinna możliwie precyzyjnie określać zakres świadczenia, rezultat, który ma zostać osiągnięty, oraz to, co nie jest objęte uzgodnioną ceną.

Równie ważny jest mechanizm zmian. Jeżeli w trakcie współpracy klient poprosi o dodatkowe prace, kto może je zlecić? Czy wystarczy e-mail od dowolnego pracownika? Czy przed rozpoczęciem prac trzeba uzgodnić dodatkowe wynagrodzenie?

Brak takich zasad często prowadzi później do sporu, czy dodatkowa czynność była elementem podstawowego kontraktu, czy odrębnie płatnym zleceniem.

Dlatego analiza i przygotowanie umów powinna obejmować nie tylko sprawdzenie tego, co strony mają zrobić na początku współpracy, ale również zasad postępowania wtedy, gdy zakres projektu zacznie się zmieniać.

2. Wynagrodzenie – kwota to dopiero początek

Wiele osób sprawdza w umowie przede wszystkim wysokość wynagrodzenia. Tymczasem równie istotne jest ustalenie, kiedy i pod jakimi warunkami pieniądze rzeczywiście staną się należne.

Warto zwrócić uwagę, czy wynagrodzenie jest ryczałtowe, godzinowe, etapowe czy uzależnione od określonego rezultatu. Trzeba też sprawdzić, czy wskazana kwota jest kwotą netto czy brutto oraz jakie wydatki zostały w niej uwzględnione.

Szczególnie istotne są warunki wystawienia faktury.

Jeżeli umowa przewiduje, że fakturę można wystawić dopiero po podpisaniu protokołu odbioru, a jednocześnie nie określa, w jakim terminie kontrahent ma ten protokół podpisać, w praktyce może powstać mechanizm pozwalający drugiej stronie przesuwać moment płatności.

W transakcjach handlowych znaczenie mają również przepisy dotyczące terminów zapłaty i odsetek za opóźnienie. Nie każdy zapis dotyczący płatności można więc oceniać wyłącznie przez pryzmat tego, na co strony się zgodziły.

3. Terminy i odbiory – kto decyduje, że praca została wykonana prawidłowo?

„Termin realizacji: 30 dni” brzmi jednoznacznie. W praktyce często nie wiadomo jednak, od kiedy te 30 dni należy liczyć.

Od podpisania umowy? Zapłaty zaliczki? Przekazania dokumentacji? Uzyskania dostępu do systemu? A co, jeśli druga strona spóźnia się z dostarczeniem materiałów niezbędnych do wykonania usługi?

Warto ustalić nie tylko końcową datę, ale również obowiązki współdziałania drugiej strony i wpływ jej opóźnienia na harmonogram.

Druga kwestia to procedura odbioru.

Dobra umowa powinna odpowiadać na pytania: w jakim terminie można zgłosić uwagi, czego mogą one dotyczyć, ile czasu wykonawca ma na ich usunięcie i co dzieje się, gdy kontrahent w ogóle nie reaguje na zgłoszenie gotowości do odbioru.

Szczególnie niebezpieczne są postanowienia pozwalające jednej stronie praktycznie bez ograniczeń odmawiać odbioru wykonanego świadczenia.

4. Odpowiedzialność – za co odpowiadasz i do jakiej wysokości?

Zgodnie z ogólną zasadą Kodeksu cywilnego dłużnik odpowiada za szkodę wynikającą z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że jest ono następstwem okoliczności, za które odpowiedzialności nie ponosi.

Umowa może jednak istotnie modyfikować zakres odpowiedzialności.

Można w niej znaleźć np. limit odpowiedzialności określony jako wartość wynagrodzenia z umowy, wyłączenie odpowiedzialności za określone rodzaje szkód albo przeciwnie – rozszerzenie odpowiedzialności na okoliczności, za które strona normalnie by nie odpowiadała.

Dlatego nie wystarczy przeczytać rozdziału zatytułowanego „Odpowiedzialność”. Trzeba sprawdzić, czy podobne postanowienia nie znajdują się również w innych częściach umowy, załącznikach albo regulaminach.

Warto też pamiętać o ustawowej granicy swobody stron: nie można skutecznie zastrzec, że dłużnik nie będzie odpowiadał za szkodę wyrządzoną wierzycielowi umyślnie.

5. Kary umowne – kilka procent może szybko zmienić się w dużą kwotę

Kary umowne należą do postanowień, które najczęściej zaczynają interesować przedsiębiorcę dopiero wtedy, gdy druga strona je naliczy.

Kodeks cywilny pozwala zastrzec karę umowną w przypadku niewykonania albo nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego.

W praktyce kary mogą więc dotyczyć np. opóźnienia w wykonaniu prac, naruszenia obowiązku poufności, braku określonych dokumentów czy niewykonania innych obowiązków wynikających z kontraktu.

Przed podpisaniem warto sprawdzić nie tylko wysokość pojedynczej kary, ale również sposób jej naliczania.

Kara w wysokości 0,5% wynagrodzenia za każdy dzień opóźnienia może wyglądać niegroźnie, dopóki nie policzymy jej za trzydzieści albo sześćdziesiąt dni. Istotne jest więc również to, czy umowa przewiduje maksymalny łączny limit kar.

Trzeba też sprawdzić, czy zastrzeżenie kary zamyka możliwość dochodzenia dalszego odszkodowania. Zgodnie z art. 484 § 1 k.c. odszkodowanie przewyższające wysokość kary umownej nie przysługuje, chyba że strony postanowią inaczej.

Kodeks pozwala z kolei żądać zmniejszenia kary, jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo kara jest rażąco wygórowana. Nie warto jednak traktować możliwości późniejszego miarkowania jako zastępstwa dla negocjacji rozsądnych zapisów przed podpisaniem kontraktu.

6. Jak można zakończyć współpracę?

Umowa dobrze działa nie tylko wtedy, gdy strony chcą ze sobą współpracować. Powinna również określać zasady na wypadek, gdy jedna z nich będzie chciała tę współpracę zakończyć.

Warto sprawdzić przede wszystkim okres wypowiedzenia, dopuszczalne przyczyny rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym oraz sposób rozliczenia wykonanych już prac.

Znaczenie może mieć także obowiązek wcześniejszego wezwania kontrahenta do usunięcia naruszenia i wyznaczenia mu dodatkowego terminu.

Szczególną uwagę warto zwrócić na umowy zawarte na czas oznaczony. Sam fakt, że współpraca przestała być opłacalna, nie musi oznaczać, że można ją w każdej chwili swobodnie zakończyć.

Jeszcze innym problemem są klauzule automatycznego przedłużenia umowy. Jeżeli wypowiedzenie trzeba złożyć np. na trzy miesiące przed końcem okresu obowiązywania, przeoczenie jednego terminu może oznaczać związanie kontraktem na kolejny rok.

7. Prawa autorskie, poufność i zakaz konkurencji

W wielu współpracach B2B powstają materiały, które mogą być chronione prawem autorskim: projekty graficzne, teksty, fotografie, oprogramowanie, dokumentacja czy inne rezultaty pracy twórczej.

Zapłata za wykonanie projektu nie oznacza automatycznie, że zamawiający nabywa do niego wszystkie autorskie prawa majątkowe.

Jeżeli strony chcą przenieść takie prawa, umowa powinna odpowiednio regulować ich zakres i pola eksploatacji. Umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga przy tym formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Warto również zwrócić uwagę na klauzule poufności. Dobrze napisana umowa powinna określać, co dokładnie jest informacją poufną, jak długo trwa obowiązek zachowania tajemnicy oraz czy istnieją od niego wyjątki.

Podobnie jest z zakazem konkurencji.

Zapis mówiący, że przedsiębiorca przez kilka lat nie może świadczyć usług dla „podmiotów konkurencyjnych” może mieć dużo większe znaczenie gospodarcze niż kara umowna wpisana kilka stron wcześniej – szczególnie wtedy, gdy pojęcie konkurenta zostało określone bardzo szeroko.

8. Gdzie będziesz dochodzić swoich praw?

Ostatnia część umowy bywa czytana najmniej uważnie. To właśnie tam często znajdują się jednak postanowienia dotyczące sądu właściwego do rozpoznania przyszłego sporu.

Przedsiębiorcy mogą w określonych granicach umówić się na piśmie, że spór rozpozna sąd, który normalnie nie byłby miejscowo właściwy.

Jeżeli Twoja firma działa w Katowicach, a kontrahent wpisuje do umowy wyłączną właściwość sądu w Gdańsku, taki zapis może później oznaczać dodatkowy czas i koszty prowadzenia procesu setki kilometrów od siedziby przedsiębiorstwa.

W tej samej części warto sprawdzić zasady doręczania oświadczeń.

Czy wypowiedzenie może zostać wysłane e-mailem? Czy zmiana umowy wymaga podpisanego aneksu? Na jaki adres należy kierować formalne wezwania? Kiedy wiadomość uważa się za doręczoną?

Pozornie techniczne postanowienia potrafią zdecydować o tym, czy oświadczenie o wypowiedzeniu albo odstąpieniu od umowy było skuteczne.

Czy przedsiębiorca zawsze jest pozbawiony ochrony konsumenckiej?

Nie.

Warto o tym wspomnieć, ponieważ proste przeciwstawienie „konsument jest chroniony, przedsiębiorca nie” nie jest już w pełni prawidłowe.

Kodeks cywilny przewiduje, że określone przepisy dotyczące niedozwolonych postanowień umownych stosuje się również do osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, która zawiera umowę bezpośrednio związaną ze swoją działalnością, jeżeli z jej treści wynika, że nie ma ona dla tej osoby charakteru zawodowego.

Nie obejmuje to jednak automatycznie każdej umowy między przedsiębiorcami. Spółka z o.o. czy spółka akcyjna nie korzysta z tego rozwiązania, a również w przypadku jednoosobowego przedsiębiorcy trzeba ocenić charakter konkretnego kontraktu.

Dlatego bezpieczniejsze jest założenie, że o własne interesy należy zadbać przede wszystkim przed podpisaniem umowy, a nie liczyć na możliwość późniejszego podważenia niekorzystnych zapisów.

Dobra umowa powinna odpowiedzieć na pytanie: co stanie się, gdy coś pójdzie nie tak?

Dopóki współpraca przebiega dobrze, wiele niedoskonałości umowy pozostaje niezauważonych. Problemy pojawiają się przy pierwszym opóźnieniu, nieodebranym etapie prac, niezapłaconej fakturze albo próbie zakończenia współpracy.

Dlatego warto czytać umowę nie tylko z perspektywy planowanego sukcesu projektu.

Dobrze przygotowany kontrakt powinien odpowiedzieć również na pytania: kto poniesie koszt opóźnienia, co stanie się przy sporze o zakres prac, kiedy można zakończyć współpracę, kto zachowa prawa do wykonanych materiałów i jakie będą konsekwencje niewykonania obowiązków.

Przy umowach o większej wartości albo istotnych dla działalności firmy obsługa prawna przedsiębiorców może pozwolić wychwycić ryzyka jeszcze wtedy, gdy można je negocjować, zamiast dopiero po powstaniu sporu.

W praktyce często znacznie łatwiej zmienić trzy zdania przed podpisaniem umowy niż później przez wiele miesięcy spierać się o to, jak powinny być rozumiane.

adw. Karina Dorobisz
Kancelaria Adwokacka Adwokat Karina Dorobisz w Katowicach

W swojej praktyce zajmuje się m.in. obsługą przedsiębiorców, analizą i przygotowywaniem umów oraz prowadzeniem sporów wynikających z kontraktów gospodarczych.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Ocena poszczególnych postanowień wymaga uwzględnienia treści całej umowy oraz charakteru konkretnej współpracy.

Materiał partnera.